Un anniversaire est toujours une célébration particulière ! D’autant plus lorsqu’il s’agit du soixantième. 😉
Pour cette occasion, Limonad fût mandatée pour une gestion complète de l’événement. Disposant de quelques mois pour faire de cette soirée un souvenir inoubliable pour les quelques 130 invités, nous avons entrepris immédiatement une démarche d’échanges avec l’hôte, tant pour qu’il nous partage ses envies et sa vision de sa soirée d’anniversaire idéale, que pour déterminer avec lui les différents enjeux, contraintes et objectifs de cette soirée.
Forts de ces précieuses informations, nous avons alors pu nous atteler à la préparation de cet événement si particulier, en y apportant tant notre vision et nos solutions techniques qu’en s’assurant que l’hôte retrouverait toutes ses attentes dans notre proposition.
Après avoir établi divers moodboards et autres grands principes qui devaient nous aider à cadrer au mieux cette soirée, nous avons pu les présenter au principal intéressé pour obtenir sa validation ainsi que ses éventuels retours.
Notre vision pour cet événement ? Miser sur le grand jardin fleuri et arboré à notre disposition, adaptant ainsi l’événement au lieu plutôt que l’inverse.
Décoration champêtre et élégante, mise en lumière de l’architecture et des végétaux le tout dans une ambiance festival avec de nombreux stands, tentes et décorations qui invitent les convives à se promener et profiter de tout ce que le lieu a à offrir.
Et enfin, mais surtout, proposer un moment fort pour le clou de cette soirée : la célébration de l’anniversaire !
Cette première approche validée, nous avons alors commencé à déterminer la logistique et l’agencement de toute la soirée, son déroulé et ses grands moments. Simultanément, nous avons entrepris de sourcer, contacter et sécuriser les bons prestataires, qui nous aideraient à faire de cette soirée un moment qu’aucun des convives ne pourrait oublier ! 🙂
Après la réalisation de plans de niveaux, à l’échelle, puis en 3D, nous avons pu définitivement valider l’organisation de l’espace, la répartition des tables et des activités, l’emplacement de chaque invité ainsi qu’un premier ressenti de l’ambiance générale de la soirée.
Ce genre de rendus visuels nous permettent de communiquer efficacement à nos clients un aperçu de leur événement, et ce jusqu’à plusieurs mois en avance !
Vinrent ensuite tous les préparatifs en amont, permettant d’assurer que chaque partie prenante à l’événement disposait de toutes les informations nécessaires à son bon déroulé.
En gestion complète sous mandat, c’est tout naturellement que Limonad s’est chargée de réaliser l’ensemble de ces documents : planning prévisionnel, déroulé micro et macro, suivi des prestataires et de la facturation et centralisation des informations. Avec une équipe de près d’une quinzaine de prestataires, la précision et la communication étaient clefs !
Durant tous ces préparatifs, nos méthodes de travail et process ont permis à notre hôte de ne pas avoir à se préoccuper de l’avancée et des détails au jour le jour, mais de bénéficier en quasi temps réel d’une vision précise et globale de son événement.
Le Jour-J approche désormais à grands pas, et les derniers préparatifs sont presque terminés…
La soirée aura finalement été un succès ! Chaque convive aura été accueilli personnellement, et aura pu profiter dès le début de la soirée d’un cocktail personnalisé réalisé sur place, par des barmen professionnels, directement depuis le bar éphémère dressé spécialement pour l’occasion. Un cocktail unique était d’ailleurs proposé ce soir-là exclusivement !
Après avoir pu profiter de l’ambiance et de la décoration du lieu, sous un soleil couchant accompagné de musique lounge, le début du repas assis, proposé sous forme de vaste buffet, aura été marqué par un puissant discours de notre hôte. Juste après le fromage, un magnifique feu d’artifice, d’une durée de près de 5 minutes, aura émerveillé chaque convive. Juste à temps pour la pièce montée d’anniversaire !
C’est finalement jusque tard dans la nuit que la piste de danse, animée par un DJ professionnel spécialement sélectionné et briefé pour l’occasion, aura été remplie.
Chaque invité est reparti avec de nombreuses photos souvenirs, qu’ils auront pu prendre eux-même grâce au photobooth aux couleurs de l’événement, en plus des autres photos, réalisées par un photographe professionnel qui aura couvert l’ensemble de la soirée.
Notre hôte, bien entouré et chaleureusement remercié par tous ses invités, nous a même glissé à l’oreille, à l’issue de la soirée, qu’il n’attendra certainement pas ses 70 ans pour faire appel à nous et organiser d’autres moments tels que celui-ci… 🙂
Carbone
Conformément à nos principes et engagements, et grâce à la collaboration de notre client, les émissions carbone de cet événement ont été intégralement compensées grâce à la Wren Climate Fund.
COVID-19
Cet événement, ainsi que tous ceux organisés par Limonad durant cette période de pandémie, ont été réalisés en respectant scrupuleusement les recommandations sanitaires, pour nos clients, nos prestataires et nos convives.